Strona Główna

Gmina Dzierżoniów

Stąd jestem,
   tu mieszkam,
      tu chcę żyć

ZADANIA REALIZOWANE przez Referat Organizacyjno-Administracyjny i Spraw Obywatelskich

Do zadań Referatu Organizacyjno-Administracyjnego i Spraw  Obywatelskich należy zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Wójtowi i Zastępcy Wójta, administracyjno-gospodarczej Urzędu, administracyjnej Rady i jej Komisji, prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, kancelaryjno-technicznych, związanych z obronnością kraju, a w szczególności:

  1. przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu oraz prowadzenie jej ewidencji ,
  2. prowadzenie rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu oraz innej dokumentacji w tym zakresie,
  3. przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta lub jego Zastępcę
  4. prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
  5. nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
  6. prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
  7. przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępca Wójta lub Sekretarzem bądź kierowanie do właściwych Referatów,
  8. utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach  zajmowanych przez Urząd,
  9. prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacja budynku, pomieszczeń Urzędu i sprzętu biurowego,
  10. analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
  11. zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
  12. zaopatrywanie Urzędu w niezbędne druki i formularze,
  13. zadania związane z ochroną przeciwpożarową Urzędu,
  14. przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów  dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów, oraz przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy,
  15. przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
  16. przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady,
  17. podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady oraz jej komisji,
  18. protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
  19. prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady, komisji Rady oraz Wójta,
  20. prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
  21. organizowanie szkoleń radnych,
  22. prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu oraz innych jednostek organizacyjnych Gminy,
  23. planowanie oraz organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
  24. prowadzenie procedur związanych z okresową oceną pracowników,
  25. przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności  z zakresu prawa pracy,
  26. przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
  27. zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
  28. przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
  29. ewidencja czasu pracy pracowników,
  30. kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych,
  31. okresowa analiza stanu bhp,
  32. stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
  33. przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
  34. zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
  35. przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
  36. rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
  37. udział w dochodzeniach powypadkowych,
  38. wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
  39.  współpraca z mediami, organizowanie kontaktów medialnych i prasowych Wójta,
  40. organizacja i prowadzenie serwisu internetowego Gminy,
  41. opracowywanie dokumentacji do projektów, konkursów i przedsięwzięć organizacyjnych, w których Gmina jest organizatorem lub uczestnikiem, a udział może być elementem promocji,
  42. dbałość o właściwy wizerunek medialny Gminy,
  43. monitorowanie informacji ukazujących się w mediach i bieżące reagowanie na nieprawidłowości  poprzez zamieszczanie sprostowań, wyjaśnień i komentarzy,
  44. administrowanie zasobami ewidencji ludności, w tym:
    1. prowadzenie rejestru mieszkańców zameldowanych na pobyt stały i czasowy oraz ewidencji komputerowej i ich aktualizacja na podstawie zgłoszeń meldunkowych,
    2. przyjmowanie zgłoszeń zameldowania na pobyt stały i czasowy oraz zgłoszeń wymeldowania,
    3. sprawy związane z nadawaniem i wymianą numeru ewidencyjnego /PESEL/,
    4. prowadzenie procedur związanych z wydawaniem dowodów osobistych
    5. ewidencjonowanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów,
    6. wydawanie poświadczeń i zaświadczeń o zameldowaniu,
    7. bieżąca aktualizacja rejestru wyborców,
    8. sporządzanie wykazów z ewidencji ludności na wniosek placówek oświatowych, policji, władz wojskowych i innych instytucji i urzędów zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    9. prowadzenie postępowania administracyjnego na wniosek strony lub z urzędu w zakresie zameldowań i wymeldowań,
    10. sporządzanie sprawozdawczości statystycznej w zakresie ewidencji ludności,
  45. realizacja obowiązków wynikających z postępowań cywilnych i karnych, w tym:
    1. przyjmowanie i wywieszanie zarządzeń i ogłoszeń sądowych oraz obwieszczeń komorniczych,
    2. udzielanie informacji adresowych i innych w zakresie dopuszczonym prawem,
  46. przygotowywanie decyzji na przeprowadzenie zbiórek publicznych na terenie Gminy lub jej części,
  47. nadzorowanie spełniania przez organizatorów imprez  ustawowych warunków ich organizacji ,
  48. przyjmowanie zawiadomień o imprezach organizowanych na terenie gminy,
  49. przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
  50. współdziałanie z organami wojskowymi,
  51. rejestracja i pobór,
  52. prowadzenie spraw związanych ze szczególnymi uprawnieniami żołnierzy i członków ich rodzin,
  53. tworzenie formacji obrony cywilnej,
  54. realizacja świadczeń na rzecz obrony,
  55. planowanie i organizacja działań reagowania kryzysowego,
  56. nadzór nad ochroną obiektu i informacji niejawnych,
  57. tworzenie i aktualizacja informacji w ramach Biuletynu Informacji Publicznej oraz udzielanie pomocy merytorycznej edytorom i redaktorom BIP,
  58. nadzór nad funkcjonowaniem organizacji i stowarzyszeń, które otrzymują dotacje lub wsparcie finansowe,
  59. uczestniczenie w planowaniu imprez, których gmina jest organizatorem lub jej uczestnictwo jest elementem polityki regionalnej,
  60. udział w organizowaniu imprez kulturalnych i działania na rzecz rozwoju kulturalnego Gminy,
  61. propagowanie sportu powszechnego poprzez organizację masowych imprez sportowych i wspieranie tego typu działań,
  62. organizowanie współpracy Gminy z zagranicą.,
  63. obsługa kancelaryjna Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
  64. przygotowywanie procedur związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze,
  65. współpraca z Referatem Finansowo-Budżetowym w zakresie planowania środków na wynagrodzenia oraz planowanie zatrudnienia,
  66. zarządzanie sprzętem i oprogramowaniem komputerowym,
  67. opracowywanie planów i wdrożeń nowych rozwiązań informatycznych w Urzędzie,
  68. prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu, a w szczególności:
    1. administrowanie siecią komputerową,
    2. administrowanie bazami danych,
    3. nadzór na bezpieczeństwem i ochroną danych,
    4. sporządzanie kopii danych,
    5. prowadzenie kontroli antywirusowych oprogramowania,
    6. opracowywanie planów, wdrażanie aplikacji i usług internetowych oraz ich administrowanie,
    7. nadzór nad pracą i użytkowaniem sprzętu komputerowego na poszczególnych stanowiskach pracy.