ZADANIA REALIZOWANE przez Referat Organizacyjno-Administracyjny i Spraw Obywatelskich
Do zadań Referatu Organizacyjno-Administracyjnego i Spraw Obywatelskich należy zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Wójtowi i Zastępcy Wójta, administracyjno-gospodarczej Urzędu, administracyjnej Rady i jej Komisji, prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, kancelaryjno-technicznych, związanych z obronnością kraju, a w szczególności:
- przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu oraz prowadzenie jej ewidencji ,
- prowadzenie rejestru skarg, wniosków i listów wpływających do Urzędu oraz innej dokumentacji w tym zakresie,
- przygotowywanie pomieszczeń i obsługa - w tym protokołowanie spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta lub jego Zastępcę
- prenumerata czasopism i dzienników urzędowych,
- nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
- prowadzenie archiwum zakładowego i przekazywanie akt do archiwum państwowego,
- przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępca Wójta lub Sekretarzem bądź kierowanie do właściwych Referatów,
- utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
- prowadzenie adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacja budynku, pomieszczeń Urzędu i sprzętu biurowego,
- analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
- zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie, w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
- zaopatrywanie Urzędu w niezbędne druki i formularze,
- zadania związane z ochroną przeciwpożarową Urzędu,
- przygotowywanie we współpracy z właściwymi merytorycznie Referatami materiałów dotyczących projektów uchwał Rady, jej komisji oraz innych materiałów na posiedzenia i obrady tych organów, oraz przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy Gminy,
- przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
- przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady,
- podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzaniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady oraz jej komisji,
- protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań,
- prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady, komisji Rady oraz Wójta,
- prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
- organizowanie szkoleń radnych,
- prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników Urzędu oraz innych jednostek organizacyjnych Gminy,
- planowanie oraz organizowanie szkoleń i doskonalenia zawodowego pracowników,
- prowadzenie procedur związanych z okresową oceną pracowników,
- przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
- przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych,
- zapewnianie warunków do prowadzenia działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- ewidencja czasu pracy pracowników,
- kompletowanie wniosków emerytalno - rentowych,
- okresowa analiza stanu bhp,
- stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
- przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
- zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
- przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
- rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
- udział w dochodzeniach powypadkowych,
- wydawanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
- współpraca z mediami, organizowanie kontaktów medialnych i prasowych Wójta,
- organizacja i prowadzenie serwisu internetowego Gminy,
- opracowywanie dokumentacji do projektów, konkursów i przedsięwzięć organizacyjnych, w których Gmina jest organizatorem lub uczestnikiem, a udział może być elementem promocji,
- dbałość o właściwy wizerunek medialny Gminy,
- monitorowanie informacji ukazujących się w mediach i bieżące reagowanie na nieprawidłowości poprzez zamieszczanie sprostowań, wyjaśnień i komentarzy,
- administrowanie zasobami ewidencji ludności, w tym:
- prowadzenie rejestru mieszkańców zameldowanych na pobyt stały i czasowy oraz ewidencji komputerowej i ich aktualizacja na podstawie zgłoszeń meldunkowych,
- przyjmowanie zgłoszeń zameldowania na pobyt stały i czasowy oraz zgłoszeń wymeldowania,
- sprawy związane z nadawaniem i wymianą numeru ewidencyjnego /PESEL/,
- prowadzenie procedur związanych z wydawaniem dowodów osobistych
- ewidencjonowanie aktów urodzeń, małżeństw i zgonów,
- wydawanie poświadczeń i zaświadczeń o zameldowaniu,
- bieżąca aktualizacja rejestru wyborców,
- sporządzanie wykazów z ewidencji ludności na wniosek placówek oświatowych, policji, władz wojskowych i innych instytucji i urzędów zgodnie z obowiązującymi przepisami,
- prowadzenie postępowania administracyjnego na wniosek strony lub z urzędu w zakresie zameldowań i wymeldowań,
- sporządzanie sprawozdawczości statystycznej w zakresie ewidencji ludności,
- realizacja obowiązków wynikających z postępowań cywilnych i karnych, w tym:
- przyjmowanie i wywieszanie zarządzeń i ogłoszeń sądowych oraz obwieszczeń komorniczych,
- udzielanie informacji adresowych i innych w zakresie dopuszczonym prawem,
- przygotowywanie decyzji na przeprowadzenie zbiórek publicznych na terenie Gminy lub jej części,
- nadzorowanie spełniania przez organizatorów imprez ustawowych warunków ich organizacji ,
- przyjmowanie zawiadomień o imprezach organizowanych na terenie gminy,
- przygotowanie ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
- współdziałanie z organami wojskowymi,
- rejestracja i pobór,
- prowadzenie spraw związanych ze szczególnymi uprawnieniami żołnierzy i członków ich rodzin,
- tworzenie formacji obrony cywilnej,
- realizacja świadczeń na rzecz obrony,
- planowanie i organizacja działań reagowania kryzysowego,
- nadzór nad ochroną obiektu i informacji niejawnych,
- tworzenie i aktualizacja informacji w ramach Biuletynu Informacji Publicznej oraz udzielanie pomocy merytorycznej edytorom i redaktorom BIP,
- nadzór nad funkcjonowaniem organizacji i stowarzyszeń, które otrzymują dotacje lub wsparcie finansowe,
- uczestniczenie w planowaniu imprez, których gmina jest organizatorem lub jej uczestnictwo jest elementem polityki regionalnej,
- udział w organizowaniu imprez kulturalnych i działania na rzecz rozwoju kulturalnego Gminy,
- propagowanie sportu powszechnego poprzez organizację masowych imprez sportowych i wspieranie tego typu działań,
- organizowanie współpracy Gminy z zagranicą.,
- obsługa kancelaryjna Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
- przygotowywanie procedur związanych z naborem na wolne stanowiska urzędnicze,
- współpraca z Referatem Finansowo-Budżetowym w zakresie planowania środków na wynagrodzenia oraz planowanie zatrudnienia,
- zarządzanie sprzętem i oprogramowaniem komputerowym,
- opracowywanie planów i wdrożeń nowych rozwiązań informatycznych w Urzędzie,
- prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu, a w szczególności:
- administrowanie siecią komputerową,
- administrowanie bazami danych,
- nadzór na bezpieczeństwem i ochroną danych,
- sporządzanie kopii danych,
- prowadzenie kontroli antywirusowych oprogramowania,
- opracowywanie planów, wdrażanie aplikacji i usług internetowych oraz ich administrowanie,
- nadzór nad pracą i użytkowaniem sprzętu komputerowego na poszczególnych stanowiskach pracy.